Werkstudenten Beschäftigen: Was Arbeitgeber Beachten Müssen
Die Beschäftigung von Werkstudenten ist für viele Unternehmen eine attraktive Option, um flexibel Fachkräfte zu gewinnen und junge Talente zu fördern. Doch wer Werkstudenten beschäftigen möchte, muss zahlreiche Besonderheiten beachten – von der Sozialversicherung über Steuern bis hin zu Arbeitsschutzbestimmungen. Wir zeigen dir, welche rechtlichen Anforderungen gelten, wie du deinen Werkstudenten richtig anstellst und welche häufigen Fehler du vermeiden solltest. Mit diesem Leitfaden navigierst du sicher durch die Regelungen und schaffst ein rechtssicheres Beschäftigungsverhältnis.
Definition und Besonderheiten von Werkstudenten
Werkstudenten sind Studierenden, die parallel zu ihrem Studium arbeiten – aber nicht jede Studentenjob gilt automatisch als Werkstudentenbeschäftigung. Der entscheidende Unterschied liegt in der gesetzlichen Definition: Ein Werkstudent ist eine Person, die an einer deutschen Hochschule immatrikuliert ist, regelmäßig dort arbeitet und dabei nicht mehr als 20 Stunden pro Woche während der Vorlesungszeit tätig ist.
Das klingt simpel, doch es gibt Nuancen. Die 20-Stunden-Grenze ist zentral – wird sie überschritten, verliert die Person ihren Status als Werkstudent und wird sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Arbeitnehmer. Umgekehrt darfst du als Arbeitgeber Werkstudenten während vorlesungsfreier Zeiten unbegrenzt beschäftigen, ohne dass dies Auswirkungen auf ihren Status hat.
Werkstudenten genießen zudem eine Besonderheit: Sie zahlen zwar in die Rentenversicherung ein (um ihre Rentenbeiträge zu sichern), sind aber bei Arbeitslosen- und Krankenversicherung befreit – sofern sie die 20-Stunden-Regelung einhalten. Dies macht die Beschäftigung von Werkstudenten für Arbeitgeber oft günstiger als die normaler Arbeitnehmer.
Sozialversicherung und Steuerbehandlung
Beitragssätze und Abgaben
Hier wird’s konkret: Werkstudenten sind rentenversicherungspflichtig, was bedeutet, dass wir als Arbeitgeber den Rentenversicherungsbeitrag (14,6 Prozent) zahlen, während der Werkstudent selbst die andere Hälfte trägt. Der aktuelle Arbeitgeberbeitrag liegt bei etwa 9,3 Prozent des Bruttolohns – diese Kosten solltest du in deine Kalkulation einplanen.
Zahlungen zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entfallen hingegen, wenn die 20-Stunden-Regelung eingehalten wird. Das ist der größte finanzielle Vorteil der Werkstudentenbeschäftigung für dein Unternehmen.
Durch diese Regelung zahlt ein Arbeitgeber für einen Werkstudenten deutlich weniger als für einen normalen Arbeitnehmer – was auch erklärt, warum Werkstudentenstellen so beliebt sind.
Steuerliche Besonderheiten
Steuertechnisch sind Werkstudenten wie reguläre Arbeitnehmer zu behandeln: Es fällt Lohnsteuer an, und wir als Arbeitgeber müssen diese abführen. Allerdings profitieren Studierende oft von ihrem Grundfreibetrag (aktuell knapp 10.000 Euro jährlich), weshalb viele Werkstudenten bei ihrer Einkommensteuer im Vorteil sind.
Eine wichtige Merkreegel: Der Status als Werkstudent spielt bei der Lohnsteuer keine Rolle. Was zählt, ist das Gesamteinkommen – und hier kann sich für den Studierenden ein Steuervorteil ergeben, den du aber nicht aktiv berechnen musst. Das ist Aufgabe des Studierenden bei der jährlichen Steuererklärung.
Wir müssen als Arbeitgeber lediglich sicherstellen, dass wir die Lohnsteuer korrekt berechnen und abführen – ganz normal wie bei jedem anderen Angestellten auch.
Arbeitsvertrag und Vergütung
Mindestlohn und Höchstarbeitszeit
Bei der Festlegung des Lohns müssen wir den gesetzlichen Mindestlohn beachten. Für 2026 liegt dieser bundesweit bei 12,41 Euro pro Stunde (Stand Januar 2026). Werkstudenten haben keinen separaten, niedrigeren Mindestlohn – sie erhalten denselben wie reguläre Arbeitnehmer auch.
Die maximale Arbeitszeit für Werkstudenten während der Vorlesungszeit beträgt 20 Stunden pro Woche. Überschreitest du dieses Limit regelmäßig, verliert der Student seinen Werkstudentenstatus – und dein Unternehmen muss plötzlich volles Sozialversicherungsbeiträge zahlen.
Häufige Fragen und Antworten zur Arbeitszeit:
- Zählen Pausen zur Arbeitszeit? Nein, Pausen sind nicht Teil der Arbeitszeit und werden üblicherweise nicht bezahlt.
- Gilt die 20-Stunden-Grenze auch während Semesterferien? Nein – in vorlesungsfreien Zeiten kannst du Werkstudenten unbegrenzt beschäftigen.
- Was ist, wenn ein Werkstudent mehrere Minijobs hat? Die 20-Stunden-Regelung bezieht sich auf alle Tätigkeiten zusammen – wird sie überschritten, gefährdet der Student seinen Status.
Vertragliche Regelungen
Wir empfehlen, mit jedem Werkstudenten einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen, auch wenn das gesetzlich nicht zwingend ist. Der Vertrag sollte folgende Punkte enthalten:
| Arbeitszeit | Explizit die 20-Stunden-Regelung erwähnen | Sehr hoch |
| Lohn | Stundensatz oder monatliches Gehalt | Sehr hoch |
| Arbeitsort | Angabe des Ortes (Homeoffice, Büro, etc.) | Mittel |
| Urlaubsanspruch | Mindestens 20 Tage pro Arbeitsjahr | Hoch |
| Kündigungsfrist | Standard: 2 Wochen zum Ende eines Kalendermonats | Hoch |
| Versicherungsstatus | Vermerk des Werkstudentenstatus | Hoch |
Ein solider Vertrag schützt dein Unternehmen vor Missverständnissen und dokumentiert, dass ihr beide die 20-Stunden-Regelung ernst nehmt.
Arbeitsschutz und Rechtliche Anforderungen
Werkstudenten sind keine gesetzliche Ausnahme beim Arbeitsschutz – sie unterliegen denselben Regeln wie alle anderen Arbeitnehmer auch. Das bedeutet konkret:
Wir müssen sicherstellen, dass der Arbeitsplatz sicher ist. Dazu gehören die Einhaltung der Arbeitszeit-Bestimmungen (kein Einsatz vor 6 Uhr morgens und nach 22 Uhr ohne spezielle Genehmigung), ausreichend Pausen und ein ergonomischer Arbeitsplatz. Besonders wichtig: Werkstudenten sind vor Ort zu unterweisen und müssen über potenzielle Gefahren aufgeklärt werden.
Bei der Beschäftigung von Werkstudenten gelten zudem die Regelungen des Mindestlohngesetzes (MiLoG). Wir müssen Arbeitszeit ordnungsgemäß dokumentieren und transparent machen, wie diese berechnet wird – besonders wichtig ist das, um die 20-Stunden-Regelung nachzuweisen.
Eine weitere rechtliche Anforderung betrifft die Anmeldung bei der Sozialversicherung. Beim ersten Einsatz eines Werkstudenten musst du oder deine Buchhaltung eine Anmeldung zur Sozialversicherung einreichen. Dies geschieht elektronisch über deine Krankenkasse. Keine Sorge – das ist ein Standardprozess, und deine Krankenkasse unterstützt dich dabei.
Zusätzlich ist eine sorgfältige Dokumentation essentiell: Halte fest, wie viele Stunden pro Woche der Werkstudent arbeitet, besonders während der Vorlesungszeit. Dies ist dein Beweis, dass ihr die 20-Stunden-Regelung eingehalten habt – falls es später zu Fragen kommt.
Besonderheiten bei der Beschäftigung während der Vorlesungszeit
Die Vorlesungszeit ist das kritischste Zeitfenster für die Werkstudentenbeschäftigung. Hier greift die berühmte 20-Stunden-Regelung voll, und hier passieren auch die meisten Fehler.
Was genau ist Vorlesungszeit? Das ist nicht bundesweit einheitlich, sondern wird vom jeweiligen Bundesland und der Hochschule definiert. In der Regel dauert die Vorlesungszeit etwa 26 Wochen im Jahr, ist aber in den verschiedenen Bundesländern unterschiedlich verteilt. Wir empfehlen dir, die genauen Termine mit dem Werkstudenten zu klären oder auf der Website seiner Hochschule zu prüfen.
Während der Vorlesungszeit darf die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht übersteigen – aber Achtung: Es gibt eine Ausnahme. Wenn dein Werkstudent eine schriftliche Bestätigung von der Hochschule bringt, dass er keinen Lehrveranstaltungen verpflichtet ist (z.B. weil er Prüfungen absolviert oder sein Studium abschließt), kann er auch während der Vorlesungszeit mehr arbeiten, ohne seinen Status zu gefährden.
In der vorlesungsfreien Zeit hingegen ist unbegrenzte Arbeit möglich. Wenn dein Unternehmen in den Semesterferien Zusatzprojekte hat, können Werkstudenten dann vollzeitig eingesetzt werden – ohne dass das den Status gefährdet.
Hier noch ein praktischer Tipp: Kommuniziere die akademische Planung frühzeitig. Bitte den Werkstudenten, dir zu Semesterbeginn die genauen Vorlesungszeiten zu nennen. So könnt ihr gemeinsam planen und vermeidet böse Überraschungen.
Häufige Fehler Vermeiden
Die häufigsten Fehler entstehen durch Unachtsamkeit oder Unwissenheit. Wir zeigen dir, welche Fallstricke es gibt und wie du sie vermeidest:
Fehler 1: Die 20-Stunden-Regelung regelmäßig überschreiten
Das ist der Klassiker. Manche Arbeitgeber denken, die 20-Stunden-Grenze ist flexibel oder wird nicht kontrolliert. Das ist falsch. Wer regelmäßig (in der Regel über 4 Wochen) mehr als 20 Stunden pro Woche beschäftigt, verliert den Werkstudentenstatus. Dein Unternehmen haftet dann rückwirkend für die fehlenden Sozialversicherungsbeiträge.
Fehler 2: Unklare Dokumentation der Arbeitszeiten
Ohne saubere Zeiterfassung lässt sich später nicht nachweisen, dass die 20-Stunden-Regelung eingehalten wurde. Nutze ein Zeiterfassungssystem und dokumentiere auch, welche Woche Vorlesungszeit und welche vorlesungsfrei ist.
Fehler 3: Kein schriftlicher Arbeitsvertrag
Zwar nicht rechtlich zwingend erforderlich, aber praktisch unverzichtbar. Ein Vertrag schützt beide Seiten und dokumentiert Lohn, Arbeitszeit und Status des Werkstudenten.
Fehler 4: Vergessen, den Werkstudenten anzumelden
Jeder neue Werkstudent muss zur Sozialversicherung angemeldet werden. Versäumnisse führen zu Strafen und Nachzahlungen.
Fehler 5: Verwechslung mit Minijobbern
Werkstudenten und Minijobber sind nicht dasselbe. Ein Minijob (bis 538 Euro monatlich) unterliegt anderen Regeln und kann parallel zum Studium ausgeübt werden, ohne den Werkstudentenstatus zu gefährden – aber nur, wenn es nicht die gleiche Tätigkeit ist und die Grenzen nicht überschritten werden.
Fehler 6: Mangelhafte Unterweisung beim Arbeitsschutz
Workstudenten sind normale Arbeitnehmer – sie brauchen Einweisung, Sicherheitsinstruktionen und klare Regeln. Unterschätze das nicht.
Ein kleiner Tipp: Nutze Checklisten für die Onboarding-Phase von Werkstudenten. So vergisst du keinen wichtigen Schritt, und der Student weiß von Anfang an, woran er sich halten muss.